Eine E-Rechnung liegt insbesondere dann vor, wenn sie die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erfüllt. Insbesondere die beiden in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahmen) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine eRechnung.
Um den Austausch von eRechnungen möglichst unkompliziert zu gestalten, sieht der Gesetzgeber keinen bestimmten Weg vor, über den eine eRechnung übermittelt werden muss. Dadurch wird die notwendige Flexibilität für verschiedene Lösungen in der Praxis erreicht. Daher kommen z.B. der Versand per eMail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes, die Übergabe z.B. auf einem USB‑Stick oder der Download über ein Internetportal in Betracht. Der Übermittlungsweg der eRechnung im konkreten Einzelfall kann nur zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien geklärt werden. Allerdings muss ein Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht bereits ein E‑Mail‑Postfach aus.
Aus der Definition, dass eine eRechnung eine elektronische Verarbeitung ermöglichen muss, ergeben sich jedoch keine weitergehenden Verpflichtungen. Der Rechnungsempfänger ist nicht verpflichtet, tatsächlich eine weitergehende elektronische Verarbeitung durchzuführen, als dies ohnehin schon durch die Regelungen zur Aufbewahrung erforderlich ist. Er kann durch eine elektronische Verarbeitung die Chancen der Digitalisierung nutzen, ist dazu aber nicht verpflichtet.
Wer es ganz genau wissen möchte, findet nähere Informationen auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums: