Zehn Jahre: Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
Acht Jahre: Rechnungen, Bankbelege, Kontoauszüge, Kassenbelege, Quittungen, Lohnabrechnungen sowie Buchungsbelege bei Versicherungen und Wertpapierinstituten.
Aber Achtung: Hier ist eine Änderung geplant. "Die Regelungen zur Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen waren erst mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz von Oktober 2024 dahingehend verändert worden, dass Buchungsbelege nicht mehr zehn Jahre, sondern nur noch acht Jahre aufbewahrt werden müssen", berichtet Ruffer. Dies soll nun für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute rückgängig gemacht werden. Das Bundeskabinett hat am 6. August 2025 beschlossen, die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten wieder auf zehn Jahre zu verlängern. Die Gesetzesänderung ist im Entwurf eines Gesetzes zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung enthalten.
Sechs Jahre: Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenz wie Briefe, Telefaxe und E-Mails, Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen und Mahnbescheide, Leasingverträge, Darlehensverträge.
Zwei Jahre: Kassenbelege (wegen Gewährleistung), Handwerkerrechnungen.
Zusätzlich nennt die Landwirtschaftskammer NRW diese Fristen:
Sieben Jahre: Für Aufbewahrungsfristen nach Düngeverordnung (DüV) und Landesdüngeverordnung. Folgende Aufzeichnungen sind nach Düngeverordnung zu erstellen: Düngebedarfsermittlung für N und P, Anlage 5 der DüV, Düngungsmaßnahmen spätestens 14 Tage nach erfolgter Düngung, Weidehaltung, Bodenuntersuchungsergebnisse.
Fünf Jahre: Arzneimitteldokumentationen.
Drei Jahre: Bestandsregister (Schweine, Rinder, Schafe, Ziegen), Aufzeichnungen über Tierverluste, Tierkörperbeseitigungsscheine,
Aufzeichnungen zur Tierbestandskontrolle, Besamungsscheine, Bestandsuntersuchungen, Rationsberechnungen für Tierfutter, Aufzeichnungen über Gülle- oder Biogassubstrat (Lieferscheine, Deklarationsbescheinigung), Aufzeichnungen zu Beizungen, Bioziden und Pflanzenschutzanwendungen.
Quelle: Landwirtschaftliches Wochenblatt, Ausgabe Nr. 37/2025, Arno Ruffer, BSB Landwirtschaftliche Buchstelle Münster